รูปแบบไฟล์ DTP: Word (.docx) กับ PowerPoint (.pptx)
ในแนวทางปฏิบัติด้านการปรับให้เข้ากับท้องถิ่นระดับสากล มีสองรูปแบบที่นิยมใช้กันมากที่สุดสำหรับการทำ OCR และการจัดหน้าสิ่งพิมพ์ (DTP) ของไฟล์กราฟิกหรือ PDF ได้แก่ Microsoft Word (.docx) และ Microsoft PowerPoint (.pptx) ทั้งนี้ เอกสารสามารถส่งออกจากทั้งสองรูปแบบนี้ไปยังรูปแบบปลายทางอื่นๆ ได้ตามต้องการเสมอ
แม้ว่าทั้งสองรูปแบบจะมีสถาปัตยกรรมภายในที่คล้ายคลึงกัน (ในทางเทคนิค ทั้งสองรูปแบบคือไฟล์บีบอัด ZIP ที่บรรจุโค้ด XML) แต่ก็มีความแตกต่างพื้นฐานที่สำคัญระหว่างกัน:
- PowerPoint ถูกจำกัดให้อยู่ในสไลด์แบบคงที่อย่างเคร่งครัด: ทุกองค์ประกอบจะถูกจัดวางไว้ภายในกรอบที่เป็นอิสระพร้อมพิกัดตำแหน่งที่ชัดเจน
- Word มีลักษณะการไหลของข้อความเป็นหลักโดยธรรมชาติ: ไม่มีหน้าแบบตายตัวทางกายภาพ และข้อความจะไหลต่อเนื่องไปทั่วเอกสารขึ้นอยู่กับปริมาณข้อความและการตั้งค่าฟอนต์
สองแนวทางหลักในการเตรียมเลย์เอาต์:
1. ข้อความแบบไหลต่อเนื่องพร้อมการจัดรูปแบบหลัก (แนะนำ)
บล็อกเลย์เอาต์ที่ซับซ้อนจะถูกสร้างขึ้นใหม่โดยใช้ย่อหน้ามาตรฐานหรือตารางที่ซ่อนเส้นขอบ
- ข้อดี: ระหว่างการแปล ข้อความสามารถขยายหรือหดตัวได้อย่างอิสระโดยไม่ทำลายโครงสร้างเลย์เอาต์ เอกสารแทบไม่จำเป็นต้องมีการปรับแต่งหลังการแปลด้วยตนเองที่ซับซ้อน
- เหมาะที่สุดสำหรับ: เอกสารทางกฎหมาย คำแปลที่ได้รับการรับรองเอกสาร คำฟ้องร้องต่อศาล และเอกสารที่ยื่นต่อหน่วยงานราชการ
2. เลย์เอาต์แบบใช้กรอบ (กล่องข้อความ)
ข้อความทุกส่วนย่อยจะถูกวางไว้ในกรอบข้อความแยกเฉพาะตามพิกัดตำแหน่งเดิมที่ปรากฏในเอกสารต้นฉบับอย่างแม่นยำ
- ข้อดี: บรรลุความถูกต้องตรงตามต้นฉบับในระดับสูงสุดแบบ "1 ต่อ 1" ตามเลย์เอาต์ต้นทางเดิม
- ข้อเสีย: เมื่อแปลเป็นภาษาที่มีการขยายตัวของข้อความสูง ประโยคอาจล้นเกินขอบเขตของกรอบข้อความ (Overset Text) ซึ่งจำเป็นต้องปรับขนาดกรอบหรือย่อขนาดฟอนต์ด้วยตนเอง
- เหมาะที่สุดสำหรับ: โบรชัวร์โฆษณา งานนำเสนอ และแคตตาล็อกการตลาด
