Định dạng DTP: Word (.docx) và PowerPoint (.pptx)
Trong thực tiễn bản địa hóa toàn cầu, hai định dạng thường được sử dụng nhất cho OCR và chế bản điện tử các tệp đồ họa hoặc PDF là: Microsoft Word (.docx) và Microsoft PowerPoint (.pptx). Bất cứ khi nào cần, tài liệu có thể được xuất từ một trong hai định dạng này sang bất kỳ định dạng đích nào khác.
Mặc dù có cấu trúc nội bộ tương tự nhau (cả hai định dạng về mặt kỹ thuật đều là tệp nén ZIP chứa mã đánh dấu XML), giữa chúng vẫn có sự khác biệt căn bản:
- PowerPoint được liên kết chặt chẽ với các trang trình chiếu cố định: mỗi thành phần được đặt bên trong một khung độc lập với tọa độ rõ ràng.
- Word vốn có bản chất dựa trên luồng dòng chảy: không có các trang cố định vật lý, và văn bản liên tục tự ngắt dòng chảy trong toàn bộ tài liệu tùy thuộc vào độ dài văn bản và cài đặt phông chữ.
Hai phương pháp cốt lõi để chuẩn bị bố cục:
1. Văn bản dạng luồng động với định dạng cốt lõi (Khuyến nghị)
Các khối bố cục phức tạp được tái cấu trúc bằng các đoạn văn tiêu chuẩn hoặc bảng có đường viền ẩn.
- Ưu điểm: trong quá trình dịch thuật, văn bản có thể dãn nở hoặc co lại thoải mái mà không phá vỡ cấu trúc bố cục. Tài liệu hầu như không đòi hỏi chỉnh sửa thủ công phức tạp sau dịch thuật.
- Phù hợp nhất cho: tài liệu pháp lý, bản dịch công chứng, hồ sơ tòa án và tài liệu nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
2. Bố cục dạng khung (Hộp văn bản)
Mỗi đoạn văn bản được đặt bên trong một khung văn bản riêng biệt tại tọa độ chính xác như trong tài liệu nguồn.
- Ưu điểm: đạt độ trung thực trực quan "1-1" tối đa so với bố cục gốc ban đầu.
- Nhược điểm: khi dịch sang các ngôn ngữ có độ dãn nở văn bản cao, các câu có thể tràn ra ngoài ranh giới khung (văn bản tràn khung), đòi hỏi phải điều chỉnh kích thước khung hoặc tỷ lệ phông chữ thủ công.
- Phù hợp nhất cho: tờ rơi quảng cáo, bài thuyết trình và danh mục tiếp thị.
